Mitt Varsel – retningslinjer
Godkjent 1. mars 2019
Vi har rett til å si ifra om kritikkverdige forhold i bedriften. Varsling skal skje når det foreligger kritikkverdige forhold i virksomheten som innebærer brudd på:
- Straffebestemmelser
- Andre lovbestemte påbud eller forbud
- Fastsatte instrukser og retningslinjer, herunder virksomhetens etiske retningslinjer
Det kan også varsles om kritikkverdige forhold i virksomheten som bryter med den alminnelige oppfatning av hva som er forsvarlig eller etisk akseptabelt.
Nordnes Verksteder AS oppfordrer alle til å melde fra om forhold som ikke er som de skal i virksomheten.
Varsling skal være forsvarlig. Med forsvarlig mener vi at du må kun fortelle det som er sant, og ikke utsette andre for unødig skade. Rykter o.l. kan være falske og uten fakta vil det ofte være umulig å vite om det er sant. Forhold som allerede er allment kjente er det ikke behov å varsle om. Nordnes Verksteder AS beskytter de som varsler forsvarlig mot gjengjeldelse. Dette betyr at det er en tjenesteforsømmelse å gjengjelde mot en varsler. Gjengjeldelse kan være oppsigelse, advarsler, forbigåelse, utestengelse o.l.
Melde fra
Kritikkverdige forhold bør fortrinnsvis håndteres i linje ved at det meldes fra til nærmeste overordnede eller verneombudet. For å sikre en best mulig håndtering av varsel, og en kanal for varsling når overnevnte løsning ikke er aktuell, har Nordnes Verksteder AS etablert en elektronisk varslingsportal. Dette er en tjeneste levert av en ekstern leverandør og begrenser Nordnes Verksteder AS mulighet til blant annet å slette innkomne varsel.
Link til portalen finner du her: https://portal.mittvarsel.no/skjema/nordnes-verksteder/nMzqXRDYGdevmri6.551
Gjennom portalen kan du også varsle anonymt.
Gjennom webportalen kan du melde fra til bedriften om forhold som bør korrigeres. Du kan velge om du vil varsle med navn eller om du foretrekker å være anonym. Varsler som blir innsendt elektronisk kan ikke slettes av virksomheten, leverandøren av varslingssystemet har laget en automatisk slettefunksjon som sletter alle varsel etter to år. Når du varsler, får du tildelt et brukernavn og passord.
NB! Brukernavn og passord må tas vare på ved å skrive det ned, kopiere eller på annen måte bevare det. Det innebærer at du kan logge deg inn igjen og sjekke hva som er status i saken, hvem som er saksbehandler og eventuelt supplere med mer informasjon gjennom portalens chattefunksjon.
Skulle du glemme brukernavn og passord du har fått, og er anonym, kan du melde saken inn på nytt. Det er naturligvis ikke være mulig å trykke glemt passord så lenge du er anonym.
Vil du vite mer om hvordan varslingskanalen fungerer, kan du se på dette introkurset om varsling.
https://e.digitaliq.no/wp-admin/admin-ajax.php?action=h5p_embed&id=57
Oppfølging av varsel
Nordnes Verksteder AS tar ansvar og retter opp kritikkverdige forhold i virksomheten. Alle varsel sendt gjennom varslingsportalen mottas av to medlemmer i staben, daglig leder og nestleder. I tillegg kan styreleder i Nordnes Verksteder AS lese alle varsel.
Saker som skal løses et annet sted i virksomheten kan overlates til en annen enn dem som står som førstegangsmottakere. Vedkommende vil da få tilgang til sin sak og kan bruke systemet herunder også chattefunksjonen. Navnet vil fremkomme i statusfeltet som varsler kan lese under feltet saksbehandler.
Alle varsel vil bli behandlet i en to-stegs prosess. Først vil fakta kartlegges. Dette gjøres ved intervjuer og annen materialinnhenting av en dedikert person eller gruppe. På denne bakgrunn foreslås tiltak. Tiltak og reaksjoner skal følge virksomhetens personalpolitikk, regler og sedvane.
Tiltak skal dokumenteres og besluttes, endelig avslutning av saken skal foretas av den i ledelsen som er gitt fullmakt til dette. Sakens status vil da bli satt til Avsluttet.
Vær oppmerksom på at det ikke alltid, av personvernhensyn, er mulig å gi tilbakemelding på hva som faktisk er utfallet av en sak. Dette er tilfellet når den som varsler ikke er en direkte del av saken. Vi vil likevel gi tilbakemelding på et nivå som er forsvarlig sett ut fra personvernhensyn.